TACIT KNOWLEDGE

หัวข้อ ระเบียบงานสารบรรณ
วิทยากร นางสาวอรวรรณ เทพทำพันธ์
ฝ่ายบริหารงานทั่วไป สำนักงานสิ่งแวดล้อมภาคที่ 2
วันที่ 4 มิถุนายน 2552
สถานที่ ห้องประชุมสำนักงานสิ่งแวดล้อมภาคที่ 2 ลำปาง
ผู้เข้าร่วมกิจกรรม 15 คน

องค์ความรู้ที่ได้รับจากกิจกรรม
งานเกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร เฉพาพในส่วนของการจัดทำและการรับส่งเอกสาร ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ซึ่งมีรายละเอียด ดังนี้
1. ประเภทของหนังสือราชการ
- หนังสือภายนอก
- หนังสือภายใน
- หนังสือประทับตรา
- หนังสือสั่งการ
- หนังสือประชาสัมพันธ์
- หนังสือที่มีไว้เป็นหลักฐานในราชการ
2. ส่วนประกอบและการเขียนหนังสือราชการแต่ละประเภท
2.1 หนังสือภายนอก(หนังสือครุฑ) ส่วนประกอบ ดังนี้
หัวหนังสือ
- ที่ ได้แก่ เลขหนังสือ
- ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ แสดงเฉพาะชื่อสำนักงานและเบอร์โทรฯ
- วันเดือนปี ไม่ควรเขียนตัวย่อ
- เรื่อง ให้ได้ใจความเนื้อหาที่ต้องการแจ้ง
- คำขึ้นต้น เรียนผู้รับตามตำแหน่งฐานะ
- อ้างถึง หนังสือหรือหลักฐานที่แสดงความต่อเนื่องของเนื้อหา
- สิ่งที่ส่งมาด้วย ให้จำนวนชิ้นของสิ่งที่ส่งมาด้วยแต่ละรายการตั้งอยู่ในแนวเดียวกัน
ตัวหนังสือ ได้แก่ ข้อความเนื้อหาที่ต้องการแจ้ง โดยละเอียดให้ได้ใจความ
ท้ายหนังสือ
- คำลงท้าย พิจารณาตามตำแหน่งของผู้รับ
- ลงชื่อ
- ตำแหน่ง
- ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ที่ผู้รับสามารถติดต่อกลับได้ ไว้ในบริเวณมุมซ้ายของกระดาษ
2.1 หนังสือภายใน(บันทึก) ส่วนประกอบ ดังนี้
หัวหนังสือ
- ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ควรแสดงระดับกลุ่มงาน/สำนักงานและเบอร์โทรฯ สำหรับการติดต่อกลับ
- ที่ สำหรับการออกเลขหนังสือกำกับเป็นหลักฐาน
- วันเดือนปี ไม่ควรเขียนตัวย่อ
- เรื่อง ให้ได้ใจความเนื้อหาที่ต้องการแจ้ง
- คำขึ้นต้น เรียนผู้รับตามตำแหน่งฐานะ
* ไม่ต้องเขียนเส้นระหว่างเรื่องและเรียน
ตัวหนังสือ ได้แก่ ข้อความเนื้อหาที่ต้องการแจ้ง โดยละเอียดให้ได้ใจความ
ท้ายหนังสือ ได้แก่ ลงชื่อ และ ตำแหน่ง
3. ระบบการส่งออกหนังสือราชการ
หนังสือราชการภายนอก ควรทำสำเนาไว้ 2 ชุด เพื่อใช้เก็บเป็นหลักฐาน
บันทึกภายนอกสำนักงาน ต่างหน่วยงานในกระทรวงเดียวกัน ให้ทำบันทึกเก็บไว้เป็นหลักฐาน
บันทึกเฉพาะในสำนักงาน ไม่ต้องทำสำเนา
4. การเขียนคำสั่งและประกาศราชการ
5. ข้อคำถามและข้อเสนอแนะ
- เนื่องจากปัจจุบันการเขียนหนังสือราชการตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีดังกล่าว บางประเด็นไม่กำหนดไว้ชัดเจน แต่อยุ่ในดุลยพินิจของผู้อำนวยการ สสภ.2 ซึ่งวิทยากรไม่สามารถอธิบายให้เกิดความชัดเจนได้ ดังนั้น จึงมีข้อเสนอให้ฝ่ายบริหารงานทั่วไป จัดทำแนวทางให้เป็นมาตรฐานและแจ้งเวียนทุกกลุ่มงานใช้เป็นรูปแบบเดียวกัน เพื่อให้มีการดำเนินงานในรุปแบบเดียวกันและป้องกันการเกิดความผิดพลาดต่อไป